Как вашему бизнесу поможет решение для архивирования электронной почты?

Компании любого размера полагаются на электронную почту для внутренней и внешней коммуникации. На почтовых серверах размещаются тысячи электронных писем, и их огромное количество может стать проблемой.

В какой-то момент электронная почта может стать просто недоступной, и чтобы избежать перегрузки почтового сервера, лучше архивировать старые письма.

Что скрывает в себе архивирование электронной почты

Архивирование электронной почты отличается от простого резервного копирования или хранения электронных писем во входящих.

Оно включает в себя хранение писем в облаке или локально в защищенной среде, в которой их можно легко найти и проверить. То есть электронные письма нельзя будет подделать или удалить, что поможет в расследовании кибер-инцидентов.

Целью же архивирования является обеспечение доступа вашей компании к электронной почте для юридических и деловых целей. Без надлежащего решения ваша компания будет тратит слишком много времени на архивирование электронных писем и поиск нужной информации.

Преимущества архивирования электронной почты

Архивирование помогает соблюдать юридические нормы за счет ведения записей о переписке. Это может помочь в судебном деле, когда вам нужна переписка или конкретные файлы. Специальное решение может помочь вам:

• сохранить электронную почту,
• восстановить данные,
• провести быстрый аудит,
• управлять своим IP-адресом,
• повысить производительность,
• автоматически архивировать электронные письма.

А какую пользу может принести вашему бизнесу архивирование электронной почты? Рассмотрим каждое преимущество.

1. Уменьшение требований к хранилищу.

В решениях для архивирования обычно используются два разных метода уменьшения объема требуемого хранилища, ни один из которых не повлияет на конечных пользователей.

Передовые технологии сжатия сжимают каждое электронное письмо и вложения к нему перед архивированием, что позволяет сэкономить 50% или более общих требований к хранилищу. Дедупликация, также известная как хранилище единственного экземпляра, гарантирует, что решение для архивирования хранит только одну копию каждого сообщения или вложения.

2. Предотвращение потери данных пользователями.

Пользователи могут легко удалить важные электронные письма (случайно или намеренно). Большинство сотрудников удаляют электронные письма между резервными копиями, а иногда и весь почтовый ящик после ухода из компании, что означает, что ваш бизнес рискует потерять важные данные.

Решение для архивирования электронной почты может устранить эти риски, автоматически сохраняя все электронные письма.

3. Повышение производительности сервера.

Перенос электронных писем из реальной среды поможет значительно повысить производительность вашего почтового сервера. Электронные письма могут быть удалены с почтового сервера в соответствии с процессами, основанными на правилах после того, как они были заархивированы и сохранены.

4. Упрощение резервного копирования и восстановления.

Снижение нагрузки данных на почтовый сервер позволяет выполнять резервное копирование быстрее и проще. Пользователи также могут восстанавливать электронные письма из архива в свой почтовый ящик одним щелчком мыши, освобождая ваших ИТ-инженеров от необходимости выполнять трудоемкий процесс их восстановления из резервной копии.

5. Отмена квоты почтовых ящиков.

Решение для архивирования электронной почты устраняет необходимость использовать квоты почтовых ящиков для ограничения использования емкости почтового сервера.

6. Ускорение поисковых возможностей.

Большинство решений для архивирования предоставляют базовую функцию поиска и извлечения данных, которые были сохранены и сохранены. Некоторые решения позволяют пользователям выполнять поиск по адресу электронной почты, получателю, имени вложения, словам в документах и ​​т. д.

Это значительно сокращает время, необходимое для поиска электронного письма.

7. Аккаунты для всех пользователей.

С помощью решения для архивирования вам не нужно полагаться на пользователей, которые соблюдают правила хранения электронной почты. Все электронные письма будут автоматически сохраняться и архивироваться.

8. Удаление файлов PST.

Отдельные файлы PST подвержены повреждениям или потере, а ведь они имеют огромное влияние на хранилище и могут вызвать трудности при поиске из-за их размера и количества.

С помощью решения для архивирования электронной почты вы можете импортировать все исторические PST-файлы в решение, а затем с легкостью выполнять поиск.

9. Обеспечение соблюдения.

Во многих секторах действуют особые правила и положения, касающиеся хранения данных, а решения для архивирования электронной почты помогают обеспечить соблюдение этих требований. Все компании должны иметь возможность откатывать электронные письма по запросу для судебного разбирательства или аудита.

10. Снижение затраты.

В большинстве компаний использование данных растет с каждым годом, что увеличивает затраты на хранение и затрат на управление хранением.

Решения для архивирования электронной почты обычно эффективно работают на дешевом хранилище, тогда как для большинства систем почтовых серверов требуются более быстрые и дорогие диски и технологии.

11. Устранение человеческих ошибок.

Пользователи управляют хранением с помощью заранее определенных тегов и правил в течение определенных периодов времени.

Этот метод хранения подвержен ошибкам пользователей, потому что вы полагаетесь на пользователей, которые должны последовательно придерживаться и следовать рекомендациям. Даже при постоянном контроле пользователь может «забыть» инструкции или намеренно проигнорировать их.

12. Защита от взлома.

Хотя пользователи могут искать и извлекать электронные письма из архива, большинство решений защищено от несанкционированного доступа (это важная функция для соответствия требованиям). Даже ИТ-отдел не сможет изменить или удалить электронные письма из архива.

Решение также должно иметь защищенный от несанкционированного доступа журнал, в котором записывается, кто, что и когда читал в архиве. Все электронные письма также имеют цифровую подпись, чтобы их можно было использовать в качестве доказательств в суде.

Решение MailArchiva

Решение для архивирования электронной почты имеет решающее значение для бизнеса, и не только для соблюдения нормативных требований.

В ИТ-системах хранится огромное количество критически важной для бизнеса информации. Некоторые из них могут существовать исключительно в электронной почте, поэтому очень важно защитить эти данные.

Решение MailArchiva – это комплексная система архивации, с которой вы получите полный контроль и управление доступом к почте и серверам, а также соответствие требованиям регуляторов для финансовых организаций.

Оставьте свою заявку, и CloudNetworks проведет для вас пилотный проект и предоставит бесплатные ключи для тестового периода!