Одна из ступеней эволюции бизнеса – это роботизация рабочих процессов. С помощью можно уменьшить влияние человеческого фактора, снизить количество ошибок до нуля и поднять производительность на уровень, недостижимый для отдельного работника.

Технология RPA сегодня позволяет любому настроить компьютерное программное обеспечение или «робота» для эмуляции и интеграции действий человека, взаимодействующих в цифровых системах, для выполнения бизнес-процесса.

Но стоит ли роботизировать процессы конкретно в вашей компании? Какое решение выбрать и к кому обратиться за интеграцией и настройкой роботов? Разберем все аспекты технологии.

Robotic Process Automation (RPA), дословно, роботизированная автоматизация процессов или просто роботизация. Это технология, основанная на использовании множества цифровых роботов (ботов), которые решают рутинные бизнес-задачи и имитируют часть действий пользователя.

Например, робот может обрабатывать электронную корреспонденцию, выделять важную платежную информацию, вносить данные в бухгалтерские бумаги, создавать платежные документы. Все, что человек делает долго и с ошибками, робот делает быстро, точно и круглосуточно.

RPA – это компьютерная программа-робот, имитирующая действия человека в различных системах и приложениях. Данный подход представлен с помощью специального роботизированного интеллекта. Пользователь выполняет поставленную задачу в специальном интерфейсе. Программа считывает действия человека, формируя собственную очередность выполнения задачи. Подобные операции могут выполняться полностью в автономном режиме.

Данное направление в области разработки ПО, которое выросло на волне COVID-19, так как бизнесу требовалось сохранить производительность или даже ее повысить, чтобы пережить пандемию. С помощью роботизации удалось заменить заболевших работников, уменьшить издержки, сохранить прибыль. Мировое бизнес-сообщество вовсю использует эту технологию. О популярности RPA говорит выручка производителей RPA-систем: в 2021 она достигнет 1,89 миллиарда долларов, а затем продолжит удваиваться вплоть до 2024 года (по данным Gartner).

Инструменты RPA используют ботов для автоматизации рутинных задач в приложениях, которые обычно выполняются сотрудниками. Роботы достаточно мощны, чтобы имитировать несколько действий пользователя, таких как вход в приложения, копирование и вставка данных, перемещение файлов и папок, заполнение форм, очистка браузеров и извлечение структурированных и полуструктурированных данных из документов. Вот список дополнительных возможностей робота RPA:

• Открытие и закрытие приложений, систем веб-клиентов и электронной почты, перемещение внутри приложений (ERP, CRM и т.п.).
• Создание и перемещение файлов и папок, заполнение и копирование форм, выполнение многоуровневых перепроверок данных.
• Переход по ссылкам и эмулирование нажатия кнопок, совершение автоматического перехода между приложениями.
• Загрузка данных из внешних источников в программный интерфейс или базу данных, проверка и сравнение данных.
• Выполнение математические вычисления, работа по сложной логике с условиями и циклами.
• Распознавание текста (PDF / DOC / XLS), общение с клиентами в мессенджерах с помощью чат-ботов.
• Использование предсказательной аналитики для управления решениями на основе статистики и интеллектуального анализа данных.

Роботизация процессов имеет существенные отличия от автоматизации:

• Роботы могут работать с интерфейсами, разработанными для людей.

Боты будут нажимать кнопки браузеров, переводить курсор мыши, открывать и использовать разные программные продукты, то есть полностью имитировать процесс работы пользователя. Нет никаких ограничений по работе с приложениями и сервисами. Например, классической автоматизации для этого был бы нужен API – протокол для работы напрямую без графического интерфейса, а это есть не у всех.

Но, с другой стороны, интерфейсы, сделанные для людей, это дополнительный слой информации, который должен преодолеть бот для решения задачи. При таком способе взаимодействия выше вероятность ошибок и продолжительность работы, нежели при прямом взаимодействии с нужным данными и сервисами.

• Легкость внедрения.

Это глобальное отличие от классической автоматизации. При автоматизации мы движемся от глобальных процессов к локальным. То есть создаем единую монолитную программу, протягивающую манипуляторы от ядра ко всем процессам компании. В случае с RPA нет необходимости так заморачиваться: для каждой рутиной задачи просто создается свой бот, который трудится над небольшой задачей.

Достоинство технологии в том, что RPA можно просто начать встраивать, а недостаток в том, что роботов нельзя организовать в единую автоматизированную систему.

• Решение для конкретных проблем, а не для всего бизнеса в целом.

Под отдельную проблему пишется самостоятельный бот. Робот RPA работает на своей платформе, без централизованного управления. Его внедрение не нужно долго согласовывать, так как он не нарушит процесс работы всего бизнеса. Если он будет работать некорректно, то его можно безболезненно отключить, а его функции вернуть работнику за которого он их выполнял.

Достоинства в том, что за счет децентрализованного характера роботизации все делается быстро, локально и недорого. Конечно, весь бизнес не встанет на автоматизированные рельсы, но самые горячие и проблемные участки можно модернизировать сразу.

Недостаток в том, что это временное или очень локальное решение, его нельзя называть полноценной автоматизацией, потому что все роботы трудятся отдельно друг от друга и не регулируют свою работу по «единому замыслу».

Бизнесу нужны решения, дающие быстрый профит, иначе они не смогут конкурировать в текущих реалиях. Инструменты RPA предназначены для результата «здесь и сейчас». Кроме этого, RPA обладает следующими важными преимуществами:

1. Робот не отдыхает. Пока включен компьютер, работает и бот. Он трудится 24 часа, 365 дней в году. Автоматизация действий пользователя освобождает сотрудникам время для решения творческих задач.
2. Бот работает с человеческим интерфейсом. Чтобы обучить бота работе, достаточно повторить алгоритм действий оператора в том или ином приложении. Это добавляет оперативности и снижает стоимость внедрения.
3. Робот не допускает ошибок. При переносе данных из одних систем в другие он не ошибается, не путает и не пропускает случайно символы. Люди могут ошибиться, в особенности при выполнении монотонных действий.
4. Для робота нет различий в контексте, он одинаково хорошо справляется с задачами в разных сегментах. Человек проходит период адаптации к задачам из нового контекста, что уменьшает производительность.
5. Технология RPA строится по принципу low-code или no-code. То есть нужный робот собирается из заготовленных блоков и для этого не требуется обращаться к дорогостоящим разработчикам.

Средства автоматизации позволяют компаниям экономить серьезные суммы денег, а также быстро и легко проводить нововведения. Однако роботизация подойдет не для каждого бизнеса и не для всех бизнес-процессов.

Если бы технология RPA могла решить проблемы любого бизнеса, то с рынка пропали бы все иные услуги автоматизации. Но у RPA есть свои недостатки, из-за которых они эффективны только в определенных задачах и в конкретных компаниях. Перечень недостатков роботизации включает следующее:

1. Роботу нужна поддержка и сопровождение, потому что он может зависнуть или какая-то простая ошибка остановит его работу. Нужно предпринять меры, назначив или наняв человека, который будет контролировать работу ботов.
2. Роботы быстрее чем люди, но медленнее, чем классические автоматизированные системы. Из-за того, что боты работают с человеко-ориентированным интерфейсом, они тратят больше времени и ресурсов на процесс решения задач, чем системы, которые работают в машинном интерфейсе (без эмуляции рабочих экранов и т. д.).
3. Боты настроены под точные параметры, определенный алгоритм действий. Например, если сайт, с которого бот берет данные, сменит интерфейс, то бот перестанет работать. Понадобится настроить его снова. Также бот не может определять правильность предоставленных данных. Если в строке фамилии будет написано имя и наоборот, то он перенесет ошибочное заполнение в последующую систему.
4. Робота можно настроить под несколько разных контекстов, но это сложно сделать в парадигме low-code разработки. Если вашему сотруднику приходится постоянно работать в нескольких контекстах, то один бот может не справиться.
5. Создавать ботов проще, чем автоматизировать бизнес по классическому сценарию. Но это не значит, что ботов смогут писать люди без технического бэкграунда. Все равно понадобятся услуги внедрения или собственный отдел автоматизации.

Для каких-то предприятий перечисленные недостатки критичны, а для каких-то несущественны. Чтобы понять какое решение (автоматизация или роботизация) улучшат ваш бизнес в ближайшей перспективе, нужно обладать опытом и компетенцией. Вы можете нарабатывать собственный опыт методом проб и ошибок, а может воспользоваться услугами Cloud Networks. Наша работа – соединить бизнес и IT-технологии так, чтобы в совокупности получился максимальный синергический эффект.

Инструменты RPA предназначены для того, чтобы разгрузить ваших сотрудников и поднять эффективность бизнеса в целом, если большинство решаемых задач – это рутина. Роботизация может быть альтернативой автоматизации в средних компаниях.

Роботы RPA интерпретируют, инициируют ответы и общаются с другими системами для выполнения самых разнообразных повторяющихся задач. Попробуйте роботизацию в локальных задачах и посмотрите, как новый процесс поможет вашему бизнесу. Программный робот RPA никогда не спит и не допускает ошибок, и вы сможете внедрить без больших финансовых и временных затрат.

Технология хорошо себя зарекомендовала во время коронавирусного кризиса и получила новый импульс для развития. Но чтобы точно понять, насколько этот инструмент подойдет для вас, оставьте заявку. Мы проконсультируем вас по вопросам RPA, подберем оптимальный продукт, поможем сэкономить и внедрим в ваши бизнес-процессы эффективную RPA-платформу. С помощью роботизации вы поднимите свой бизнес на новый уровень!

Ниже вы сможете ознакомиться с нашими основными партнерами и разработчиками RPA-решений. Мы сотрудничаем с отечественными производителями и с мировыми лидерами, благодаря чему можем закрыть любые запросы своих клиентов.